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Titelbild 3/2017

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Besprechungen effektiv leiten

Zu jeder Sitzung kommen Teilnehmerinnen mit unterschiedlicher Motivation: Die Leitung muss versuchen, diese zu berücksichtigen. Foto: Bardehle

Mit guter Vorbereitung und stringenter Leitung bringen Sitzungen Ergebnisse

„Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von allen.“ Damit Karl Valentins Ausspruch nicht für Besprechungen im Frauenbund gilt, ist gute Vorbereitung und eine stringente Sitzungsleitung das A und O. Dinge, die sich lernen lassen.

Martha Bauer erinnert sich noch gut an ihre Aufregung, als sie zum ersten Mal eine Besprechung leiten sollte. „Auf einer Skala zwischen null und zehn lag ich bei 35“, sagt die Frauenbundsfrau aus Altenstadt in der Diözese Regensburg und lacht. Das ist eine ganze Weile her. Inzwischen ist sie als langjährige Zweigvereinsvorsitzende und Bezirksvorsitzende von Vohenstrauß um viel Besprechungserfahrung reicher. 

„Der Mut wächst mit dem Beginnen“, sagt sie. „Man darf ruhig sagen, ich mache das heute zum ersten Mal“, findet die Ehrenamtliche. Ihre ersten holprigen Schritte im Zweigverein machten ihr klar, dass sie sich für Leitungsaufgaben das nötige Rüstzeug aneignen musste. Fündig wurde die Frauenbundsfrau bei ihrem Diözesanverband. Sie belegte die Führungskräfteschulungen des Diözesanverbandes und versuchte, so viel wie möglich zu lernen. „Das hat mir sehr geholfen“, sagt sie. „Man fühlt sich einfach sicherer, wenn man sich mit den Themen auseinandergesetzt hat.“ Jetzt hält sie mindestens einmal im Monat eine Teamsitzung in ihrem Zweigverein ab, dazu kommen die Bezirkskonferenzen. „Ich möchte, dass das gesamte Team den gleichen Informationsstand hat. Dann gibt es eine intensivere Zusammenarbeit“, ist ihre Erfahrung. 

Spüren, was für die Gruppe wichtig ist

Christiane Keller-Zimmermann ist Psychologin und Trainerin für Kommunikation und Zeitmanagement. Oft schult sie Ehrenamtliche, die sich für die Sitzungsleitung fit machen wollen. Die Idee dahinter: „Nur weil eine Tätigkeit im Rahmen des Ehrenamtes stattfindet, ist nicht weniger Professionalität gefragt.“ Wichtig für Frauen, die ein Ehrenamt ausüben, ist es, sich zuzutrauen, die Sitzungsleitung zu übernehmen. Frauenbundsfrau Andrea Malota aus Vilsbiburg hat sich Stück für Stück vorgearbeitet. „Ich habe im Elternbeirat angefangen, ehrenamtlich tätig zu sein. Dann habe ich eine Stillgruppe geleitet und musste bei Infoabenden vor vielen Zuhörerinnen sprechen. Das hat mich damals viel Überwindung gekostet. Heute als eine der Leiterinnen unseres Zweigvereins und Bezirksvorsitzende habe ich diese Hemmungen nicht mehr. Die Sicherheit ist über die Jahre gewachsen.“ Dabei kann helfen, sich klar zu machen, was Trainerin Christiane Keller-Zimmermann formuliert: „Ein guter Moderator muss nicht vor der Gruppe glänzen, sondern spüren, was für die Gruppe gerade wichtig ist.“ Folgende Punkte sollte man dabei im Blick haben:  

Die richtige Vorbereitung

Bevor es mit der eigentlichen Besprechung losgeht, hat die Leiterin schon eine Menge zu bedenken. Die richtige Vorbereitung trägt entscheidend dazu bei, dass die Sitzung Ergebnisse bringt. „Vorab sollte man die Ziele klar definieren. Geht es um Informationsaustausch, Ideenfindung oder das Treffen von Entscheidungen?“, erklärt Christiane Keller-Zimmermann. „Je nach Inhalt, bedeutet das einen völlig anderen Ablauf.“ Wenn im Vordergrund steht, die Runde zu informieren, kann man abwägen, ob eine Rundmail ausreichend ist.

Die Tagesordnung muss vorbereitet und mit der Einladung rechtzeitig verschickt werden. Die eigene Position zu den einzelnen Punkten sollte man sich bewusst machen. Welche Einwände könnten kommen? Wie man in die Sitzung einsteigen möchte, sollte man sich vorher zurechtlegen. Dazu kommen die äußeren und nicht zu unterschätzenden Faktoren: ein vorbereiteter Sitzungsraum mit Getränken und zweckmäßige Ausstattung.

Aufgaben der Sitzungsleitung

„Die Aufgaben einer Sitzungsleitung sind die gleichen, ob man nun mit fünf oder mit fünfzig Personen arbeitet“, stellt Trainerin Christiane Keller-Zimmermann klar. Wer die Sitzung leitet, ist dafür zuständig, dass nicht vom Thema abgewichen wird. Die unterschiedlichen Standpunkte, die sich in der Diskussion ergeben, sollten von der Leitung gegenübergestellt werden. Am Ende jedes Tagesordnungspunktes sollte man noch mal zusammenfassen. 

Achten Sie darauf, dass alle Anwesenden einbezogen werden. Jede sollte die Chance haben, mit ihrer Meinung gehört zu werden. Wertschätzend miteinander umzugehen, ist dabei für den Verlauf der Sitzung wichtig. 

Werden die Ergebnisse der Diskussion auch optisch aufbereitet, ist es für alle Teilnehmerinnen leichter zu folgen. 

Klarer Zeitplan

Die Zeit genau im Blick zu haben steht ganz oben auf der Prioritätenliste der Moderatorin. Anfang und?Ende des Treffens sollten klar benannt sein und eingehalten werden. Werden Sie deutlich: „Wenn wir diesen Punkt jetzt besprechen, müssen wir uns bei den folgenden Tagesordnungspunkten kürzer fassen.” 

Störungen bewältigen

Oft sind es gerade die Vielredner, die sich am Ende beschweren, dass eine Besprechung zu zäh gewesen sei, ist Christiane Keller-Zimmermanns Erfahrung. Damit es gar nicht so weit kommt, dürfen lange Redebeträge wertschätzend, aber bestimmt abgekürzt werden. „Moment, hier muss ich mal stoppen“, ist eine Möglichkeit. Wenn man gleich zu einer Teilnehmerin überleiten möchte, die sich noch nicht zu Wort gemeldet hat, aber deren Beitrag man gerne hören würde, kann man den Ball der dieser zuwerfen: „Das ist ein interessanter Punkt, jetzt möchte ich mal hören, was... dazu meint...“ Wenn man merkt, dass die Sitzung gerade vollkommen aus dem Ruder läuft, kann es hilfreich sein, zehn Minuten Pause zu machen. Dann hat man Zeit sich zu überlegen, wie es weitergehen soll. Grundsätzlich gilt: Rechnen Sie mit Unvorhergesehenem! 

Ergebnisse sichern 

Die Ergebnisse der Besprechung und die daraus folgenden Arbeitsaufträge sollten festgehalten werden, damit sie nicht im Sand verlaufen. Dazu eignet sich ein schriftliches Protokoll oder ein Fotoprotokoll: Dabei werden Diskussionsergebnisse fotografiert, wie sie während der Sitzung an einer Tafel oder einem Plakat notiert wurden. Frauenbundsfrau Martha Bauer ist zufrieden, wenn am Ende einer Sitzung ein Ergebnis gefunden wurde, das trotz vieler Meinungen für alle tragbar ist. Dabei ist ihr klar: Allen recht machen kann man es nicht. Auch sie musste lernen, Abstriche zu machen. „Anfangs fand ich es schwierig, wenn ein Projekt das ich toll fand, bei den anderen nicht ankam und damit auch nicht weiter verfolgt wurde. Heute nehme ich das nicht mehr so persönlich.“ Und an ihrer Aufregung hat sich auch eine Menge verändert, seit den ersten Anfängen in der Sitzungsleitung. „Heute liege ich auf einer Skala von eins bis zehn im Zweigverein bei fünf und bei Bezirkskonferenzen bei sieben.“

Autorin: Claudia Klement-Rückel
aus: KDFB Engagiert – Die Christliche Frau 3/2017


Eingestellt: 1.03.17

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