KDFB

Wichtige Dokumente sicher aufbewahren

Ein bisschen Schlamperei im Alltag darf ja sein. Aber manche Unterlagen sind einfach zu wichtig, um sie zu verlieren. Lesen Sie, wie Sie Dokumente sicher aufbewahren, um für Notfälle gerüstet zu sein.  

Eigentlich ist Ordnung ganz einfach. Juristin Gabriele Gers empfiehlt in ihren Vorträgen vor KDFB-Zweigvereinen immer wieder: „Wichtige persönliche Unterlagen gehören gesammelt in einen Ordner. Und der muss an einer Stelle im Haushalt stehen, wo man ihn schnell findet“, erklärt die Beraterin vom VerbraucherService Bayern. „Und vergessen Sie eines nicht: Sagen Sie Ihren engsten Angehörigen, wo dieser Ordner steht. Denn im Notfall muss schließlich ein schneller Zugriff möglich sein“, betont sie. 

Der Ordner mit den wichtigsten Unterlagen sollte leicht auffindbar sein, aber nicht so leicht, dass er Einbrechern gleich in die Augen springt. Folgende Dokumente sollten Sie in Ihrem Notfallordner griffbereit aufbewahren: 

  • Geburtsurkunde 
  • Taufschein
  • Heiratsurkunde
  • Familienstammbuch
  • Scheidungsurkunde
  • Reisepass
  • Rentenbescheinigungen
  • Einkommensbescheinigungen
  • Sparbuch
  • Auflistung der Konten und der Personen mit Bankvollmacht
  • Name der Vertrauensperson, die weiß, wo Sie Passwörter für den PC und für Onlinedienste aufbewahren
  • Aufstellung über Wertpapiere
  • Versicherungspolicen
  • Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, insbesondere Rentenversicherung
  • Zulassungsbescheinigung Teil 2, ehemals Fahrzeugbrief
  • Zeugnisse
  • Verträge, beispielsweise ein Mietvertrag
  • Grundbuchauszüge
  • Testament
  • Vorsorgevollmacht
  • Betreuungsverfügung
  • Patientenverfügung
  • wichtige medizinische Befunde
  • Sterbeurkunden von Angehörigen
  • Willenserklärung zur Bestattung

Haben Sie den Ordner gefüllt, ist schon ein großer Schritt getan. Bei einigen Dokumenten empfehlen sich weitere Vorkehrungen. Beispiel: Vorsorgevollmacht, Betreuungs- und  Patientenverfügung. Das sind Dokumente für den Fall, dass Sie wegen Unfall, Krankheit oder Behinderung wichtige Angelegenheiten des Lebens nicht mehr selbst regeln können. Um ganz sicher zu gehen, dass Ihre Verfügungen beachtet werden, sollten Sie die Existenz dieser Dokumente im Zentralen Vorsorgeregister (ZVR) der Bundesnotarkammer melden. Diese zentrale Registrierungsstelle für das ganze Bundesgebiet sammelt, wer welche Verfügung besitzt und auf welche Punkte sie sich bezieht. „Der Vorteil ist“, so Gers, „dass die Gerichte, falls sie tätig werden sollen, sofort wissen, welche Unterlagen vorliegen, und entsprechend handeln können.“

Sinnvoll: Der Notfallausweis für den Geldbeutel

Für sehr hilfreich hält Gabriele Gers einen kleinen Notfallausweis für den Geldbeutel, der in den Beratungsstellen des VerbraucherService Bayern kostenlos erhältlich ist. Darin können Sie vermerken, wer bei einem Unfall zu benachrichtigen ist, außerdem ob Sie eine Vorsorgevollmacht, Betreuungs- und Patientenverfügung besitzen. Erweiterte Notfallausweise gibt es zum Beispiel bei der Techniker Krankenkasse oder bei der Deutschen Herzstiftung. Ein solcher Notfallausweis zum Bestellen und Herunterladen kann schnell zum Lebensretter werden. Bei einem medizinischen Notfall sieht der Arzt sofort, ob Vorerkrankungen bestehen und welche Medikamente in welcher Dosierung eingenommen werden. Ohne Zeitverlust ist dann eine professionelle Hilfe möglich, was gerade bei Herznotfällen oft entscheidend ist. 

Für Vielreisende: mehrsprachige Version

Wer häufig im europäischen Ausland unterwegs ist, kann sich einen Europäischen Notfallausweis besorgen. Darin sind Angaben zur Blutgruppe, zu chronischen Erkrankungen, Operationen, Sensibilitäten gegenüber Medikamenten, Impfungen sowie zu lebensnotwendigen Medikamenten in den Sprachen der EU-Mitgliedsländer aufgeführt.  

Für alle Fälle: Duplikate hinterlegen

Alle Dokumente, die Sie zu Hause lagern, können gestohlen werden oder einem Brand zum Opfer fallen. Deshalb empfiehlt das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Duplikate wichtiger Unterlagen anzufertigen. Diese können bei Freunden, Verwandten, Anwälten oder Banken hinterlegt werden. Auch Quittungen von teuren Anschaffungen können per Foto dokumentiert werden, dann kann die Hausratversicherung im Notfall den Schaden schneller regulieren.

Sichere Lösung: ein Bankschließfach

Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, hinterlegt Originaldokumente in einem Bankschließfach. Es kostet etwa 60 Euro im Jahr und garantiert, dass Sie auf die Unterlagen jederzeit Zugriff haben. Gerade bei Versicherungspolicen eignet sich diese Lösung. Man benötigt den Schein eher selten. Kopien für gelegentliche Überprüfungen der Versorgungssituation sind völlig ausreichend. 

Elektronisch speichern: nicht für die Ewigkeit

Wer sich dafür entscheidet, seine Unterlagen elektronisch zu sichern, muss einiges beachten. Praktisch ist es, Fotos von Dokumenten auf ein leicht transportierbares Speichermedium, also einen USB-Stick, eine DVD oder eine separate Festplatte, zu ziehen. Das Speichermedium kann im Bankschließfach aufbewahrt werden. Beachten Sie jedoch, dass kein Speichermedium die Informationen unbegrenzt lange speichert. Wie das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe warnt, treten bei Festplatten, wenn man sie lange aufbewahrt, häufig Probleme mit den mechanischen Komponenten auf. Auch USB-Sticks sind nicht ewig haltbar: Sie speichern Daten durch elektrische Ladungen: Diese bauen sich mit der Zeit ab und werden durch Umwelteinflüsse gestört. Auch DVDs können durch extreme Hitze oder Kälte, Staub, starke elektromagnetische Felder, Feuchtigkeit oder ionisierende Strahlung beeinträchtigt werden. Zwar, so das Bundesamt, würden Hersteller für manche Datenträger inzwischen eine Mindesthaltbarkeit aussprechen. Der Wert solcher Garantien sei jedoch noch umstritten. Wichtig ist daher, die Speichermedien regelmäßig auf ihre Funktion zu überprüfen. 

Noch ein Hinweis: Experten raten dringend davon ab, Daten im Internet, also in der Cloud, abzulegen. Zu leicht könnten sie in fremde Hände gelangen.

Autorin: Eva-Maria Gras

aus: Engagiert 1+2/2015