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So vermeiden Sie Suchaktionen

Das hat jede schon mal erlebt: Eine Kollegin ist krank und Sie müssen sie vertreten. Da sind Sie froh, wenn Ihre Kollegin Ordnung hält.
Wie man Ablagen teamfähig gestaltet, ist im Buch von Sigrid Hess, Trainerin für Büroorganisation, nachzulesen: „Perfekt im Office. Büro-Organisation für Profis“, Redline Verlag, 19.99 Euro, www.sigridhess.de.


-     Führen Sie für laufende Aufgaben eine „dynamische“ Ablage: eine schwarze Mappe mit einem Register 1–31 oder A–Z, die auf Ihrem Schreibtisch liegt.
-     Jeder Aufgabe ist in der schwarzen Mappe ein eigenes Fach zugeteilt. Dorthin legen Sie die Unterlagen für die jeweilige Aufgabe hinein.
-     Geben Sie jeder Aufgabe ein Stichwort und schreiben Sie es auf einen Haftzettel. Kleben Sie nun diesen Haftzettel in ein Inhaltsverzeichnis, das in der Mappe obenauf liegt. So wissen Sie, welche Aufgabe in welchem Fach liegt.
-     Verwenden Sie je nach Dringlichkeit der Aufgabe unterschiedliche Farben für die Haftzettel: rot für „Dringend“, grün für „Besprechen“, gelb für „Wartet“.
-     Wenn Sie ein Dokument herausnehmen und bearbeiten, entfernen Sie den Haftzettel.
-     Die schwarze Mappe bietet nur Platz für eine geringe Menge an Papier. Haben Sie gewöhnlich mehr Papier, das gerade in Arbeit ist, verwenden Sie eine kleine Registratur mit Hängemappen, die in Reichweite Ihres Schreibtisches steht.
-     Abgeschlossene Aufgaben wandern in die „statische“ Ablage, also in Ordner, eine größere Hängeregistratur oder in den Schrank. Um Suchaktionen zu vermeiden, ist es hilfreich, einen Aktenplan zu führen, der wie die Ordnungsstruktur am PC aufgebaut ist.
-     Müssen Sie Unterlagen zu einem Auswärtstermin mitnehmen, ist es praktisch, sie nicht irgendwie in einer Umhängetasche zu verstauen, sondern schön ordentlich in einer Aktentasche. Das wirkt professionell. Vergessen Sie nicht, die Unterlagen nach dem Termin wieder in die Ablage einzuordnen.

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