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So dämmen Sie die Informationsflut ein

Wer Papierstapel auf seinem Schreibtisch hortet, wirkt irgendwie inkompetent. Als wäre ihm oder ihr das Leben schon entglitten. Bevor Sie anfangen, Ordnung zu schaffen, sollten Sie mal gründlich nachdenken.

-    Akzeptieren Sie einfach, dass es mehr interessante Dinge gibt, die Sie lesen wollen, als in Ihr Leben hineinpasst.
-    Beschränken Sie sich selbst. Die Informationsflut, die Sie belastet, rührt auch daher, dass Sie mehr wollen, als zu schaffen ist.  
-     Wählen Sie gezielt aus: Wo will und muss ich richtig gut Bescheid wissen?
-     Bestimmen Sie, welche Informationsquellen wie Zeitschriften oder Newsletter Sie brauchen, und bestellen Sie alles andere ab.
-    Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, alles aufbewahren zu müssen. Im Internet können Sie sich viele Informationen in kürzester Zeit (wieder) besorgen.
-     Haben Sie sich beschränkt, ist es leicht, Ordnung zu halten.
-     Planen Sie Ruhezeiten ein: Malen Sie ein Schild „Pause“ und stellen Sie es gut sichtbar an Ihrem Arbeitsplatz auf.


So bewahren Sie den Überblick

Wenn Sie erkannt haben, was für Sie wichtig ist, können Sie die Papierflut unter diesen Gesichtspunkten sichten. Bringen Sie Routine in Ihre Abläufe.

-     Auf dem Schreibtisch liegt nur, was gerade bearbeitet wird.
-     Was neu ankommt, landet im Eingangskorb, der täglich bearbeitet wird.
-     Sortieren Sie alle eingehenden Dokumente in zwei Durchgängen.
-     Beim ersten Durchgang bilden Sie drei Lager: fertig / nicht fertig / Altpapier.
-     Entsorgen Sie den Stapel Altpapier.
-     Bringen Sie die fertigen Dokumente in die sogenannte „statische“ Ablage:
Ordner, Hängemappen, Schrank.   
-     Widmen Sie sich im zweiten Durchgang den „nicht fertigen“ Dokumenten:
Erledigen Sie Kleinaufgaben, die bis zu drei Minuten dauern, sofort.
-     Dinge, die länger als drei Minuten dauern, werden nach drei Kategorien sortiert: Termin / Aufgabe / Wartet.
-     Tragen Sie die Termine sofort in Ihren Kalender ein, den Sie auf Papier oder elektronisch führen. Nutzen Sie, wenn nötig, beide Kalender.
-     Aufgaben kommen in die sogenannte „dynamische“ Ablage.
-     Papiere der Kategorie „Wartet“ kommen in ein eigenes Fach. Es sind Papiere, die keinerlei Aktion von Ihnen erwarten und bei denen unklar ist, was daraus wird.

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